E-Akte mit dataglobal
Gestalten Sie Ihre Dokumenten-Verwaltung digital, einfach und sicher
Alles im Blick mit der elektronischen Akte
Die elektronische Akte ist das Gegenstück zur herkömmlichen Akte in Papierform. Bei der E-Akte werden wie bei der Papierakte alle Dokumente und Informationen rund um einen Prozess in einer Ablage verwaltet – eben nur digital. Es spielt keine Rolle, ob das Dokument bereits digital oder in Papierform vorliegt. Physische Dokumente können per Scan einfach und sicher archiviert und zum digitalen Ordner hinzugefügt werden. Die E-Akte basiert auf der Anwendung smarter Lösungen. Bei dataglobal nutzen wir ein Dokumenten-Management-System. Die Software archiviert alle unternehmensrelevanten Dokumente und Daten und bildet so die optimale Grundlage für das Nutzen von elektronischen Akten.
Der Unterschied zur Papierakte ist, dass E-Akten smart sind. Orts- und zeitunabhängig können mehrere Nutzer direkt auf die elektronische Akte zugreifen. Dies schafft Transparenz für alle Mitarbeiter. Informationen sind schnell auffindbar und auch der aktuelle Bearbeitungsstand kann direkt angezeigt werden.
Ihre Vorteile durch die elektronische Akte
Automatische und revisionssichere Ablage
Die elektronische Akte nutzt ein Dokumentmanagement als Grundlage. Dieses stellt sicher, dass alle Daten rund um Ihr Unternehmen automatisch und revisionssicher an einem Ort archiviert werden. Zudem können Sie mit der E-Akte sicher gehen, dass dank smarter Regeln Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Effiziente Zusammenarbeit
Die elektronische Akte ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team zur gleichen Zeit auf eine Akte zuzugreifen. Auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ohne Informationsverlust wird mit der E-Akte sichergestellt. Durch das Dokumenten-Management-System können Sie zudem immer nachvollziehen, welche Änderungen durch welchen Nutzer vorgenommen wurden.
Direkte Verknüpfung von Informationen
Die E-Akte ist nicht nur moderner als ihr Vorgänger, sondern auch smarter. Informationen und Daten aus der elektronischen Akte können direkt mit Workflows verknüpft werden. So finden Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen einfach, schnell und sicher die passenden Informationen zum aktuellen Vorgang.
Papierloses Büro
Elektronische Akten machen Ihr Unternehmen fit für die digitale Transformation. Aber sie verhindert auch Papierchaos in Ihrem Unternehmen. Durch die digitale Verwaltung sparen Sie einiges an Papier und reduzieren so Ihren ökologischen Fußabdruck.
Smarte Verknüpfungen mit der elektronischen Akte
Oftmals stellt die klassische Akte in Papierform Mitarbeiter vor großen Rätseln: Wer hat aktuell die Akte? Wo wurde das Dokument abgelegt? Wer hat zuletzt an der Akte gearbeitet? Die Konsequenz: durch die Papierakte gehen Wissen verloren, Arbeitsprozesse verzögern sich, Ressourcen für hohe Suchaufwände werden benötigt und zuletzt wächst der Frust bei Ihrem Team.
Dabei ist die Lösung für diese Herausforderungen einfach und schnell umgesetzt. Mit E-Akten legen Sie einen wichtigen Baustein für den Weg zum Digital Workplace. Digitale Akten sind nicht nur das moderne Pendant zur herkömmlichen Akte, sondern auch noch smart und revisionssicher. Sie und Ihr Team finden ohne langes Suchen alle Dokumente und Inhalte in einem digitalen Ordner. Durch smarte Verknüpfungen wird die E-Akte mit relevanten Abläufen und Prozesse direkt im System vernetzt. So gestalten Sie Ihre Workflows effizient und vermeiden Fehlerquellen.
Sicherer als Ihr Aktenschrank: die E-Akte erfüllt Compliance-Ansprüche
Während Ihr Aktenschrank nur vor unerlaubten Zugriff geschützt wird, kann eine E-Akte weit mehr im Bereich Sicherheit. Mit dataglobal bestimmen Sie, wer Zugang zur digitalen Akte bekommt und wer nicht. Sie können zu jeder Zeit bestimmen, welche Mitarbeiter auf welche Inhalte der Akte zugreifen können. Durch die Digitalisierung Ihrer Akten wird das Suchen nach dem Schlüssel für den Schrank somit überflüssig.
Aber nicht nur der Zugriff kann exakt bestimmt werden. Auch die Aufbewahrungsfristen können innerhalb des Dokumenten-Management-Systems genau definiert werden. Die dataglobal Software erkennt automatisch Dokumentarten und ordnet diesen aufgrund smarten Regeln festgelegte Aufbewahrungsfristen zu. So ist keine zusätzliche Ressource Ihres Teams notwendig, um Dokumente zu prüfen und sicher zu archivieren. All dies übernimmt unsere Software für Sie.
Anwendungsbereiche der E-Akte
Von Personalakte bis hin zur Projektakte – egal für welchen Bereich Sie die E-Akte nutzen möchten, mit dataglobal passen wir unsere Lösung individuell an Sie an. Durch das grundlegende Dokumenten-Management-System gibt es zahlreiche Anwendungsfälle für die elektronische Akte.
- Personalakte
- Projektakte
- Kundenakte
- Lieferantenakte
- Vertragsmanagement
- Rechnungsverarbeitung
Tschüss Papierakte, hallo E-Akte!
Sind Sie bereit für ein papierloses Büro? Mit e-Akten bekämpfen Sie aktiv Papierchaos. Aber Sie schaffen nicht nur für die Umwelt einen Vorteil, sondern auch für Ihre Prozesse und Mitarbeiter.
In einem gemeinsamen Demo-Termin zeigen wir Ihnen, wie einfach die Einführung von digitalen Akten ist und wie Sie durch die Nutzung von elektronischen Akten richtig sparen können.
Mehr Effizienz mit der elektronischen Auftragsakte
Unser Kunde F.X. Meiller ist gemeinsam mit uns ein Schritt Richtung digitales Unternehmen gegangen. Um seine Geschäftsprozesse effizient und smart zu gestalten, hat er sich für die Einführung der digitalen Auftragsakte entschieden. Wie die Einführung funktioniert und welche Vorteile er durch diesen Schritt gewonnen hat, erfahren Sie in unserem Anwenderbericht.
Jetzt Anwenderbericht F.X. Meiller downloaden!
